MANAJEMEN KANTOR DAN INFORMASI

UNIVERSITAS GUNADARMA

INGRIDIAN MAULY

                                                                      1EB13
                                                              NPM : 23215382

BAB I

PENDAHULUAN

1.1           Latar Belakang Masalah

Menurut James A.F.Stoner, manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi danmenggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.Dari gambar di atas menunjukkan bahwa manajemen adalah Suatu keadaan terdiri dari prosesyang ditunjukkan oleh garis (line) mengarah kepada proses perencanaan, pengorganisasian,kepemimpinan, dan pengendalian, yang mana keempat proses tersebut saling mempunyaifungsi masing-masing untuk mencapai suatu tujuan organisasi.

Dapat disimpulkan bahwa, Manajemen Kantor adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana hasil akhir kegiatan kantor ini berujud pelayanan informasi pada berbagai pihak. Sedangkan beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara lain: kegiatan catat mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi(arsip), pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lainsebagainya.Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapainya tujuansecara efisien. Apabila dalam mencapai tujuan tidak sesuai dengan perencanaan dan dalam proses kegiatannya menimbulkan pemborosan tersebut, maka hal tersebut sebaiknyadihindari. Untuk mencegah adanya pemborosan tersebut, maka sumber-sumber daya yangakan dimanfaatkan dalam proses mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan menerapkanfungsi-fungsi manajemen.

Dalam kehidupan organisasi yang berorientasi pada masa depan, usaha penyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu ditangani secara profesiaonal, dalam arti bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran memerlukan pimpinan dan staff yang mengerti akantugasnya, bersemangat dalam mengejar prestasi dan seorang karyawan diharapkan dapatmencurahkan perhatiannya secara bersungguh-sungguh, dan berusaha untuk dapat mengolahinformasi, sehingga dapat menjadi sesuatu yang berdaya guna.

Maka dari itu, penulis ingin membahas makalah ini yang berjudul “Makalah Manajemen Kantor” yang berisi mengenai Tata Kerja, Prosedur Kerja, dan Pedoman Kerja. Penulis menyusun makalah ini sejelas mungkin agar mahasiswa dapat memahaminya dengan baik dan benar.

1.2           Rumusan Masalah

Rumusan masalah dalam pembahasan makalah ini adalah :

1.          Apa itu Tata Kerja, Prosedur Kerja, dan Pedoman Kerja

2.          Apa tujuan adanya Pedoman Kerja

3.          Apa manfaat dari Prosedur Kerja

1.3           Tujuan Penulisan

Tujuan penulisan dalam penulisan makalah ini adalah :

Ø Untuk memberikan informasi kepada mahasiswa dan pihak-pihak lainnya tentang Manajemen Kantor

Ø Untuk memenuhi dan melengkapi tugas Pengantar Bisnis yang bermuatan softskill.

1.4           Manfaat Penulisan

Manfaat penulisan dalam penulisan makalah ini adalah :

Ø Agar mahasiswa dapat mengenal dan memahami tentang Aturan Kerja

Ø Agar menambah wawasan dan pengetahuan kepada mahasiswa dan pihak-pihak lainnya mengenai Manajemen Kantor

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 TATA KERJA

2.1.1 Pengertian

Tata kerja adalah suatu cara yang ditempuh untuk mengatur sebuah pekerjaan agar terlaksana dengan baik dan efisien dan untuk membina hubungan kerja yang kooperatif, harmonis, dan produktif antara pegawai dan pengusaha selaku mitra usaha, maka diperlukan adanya kepastian akan hal-hal yang menjadi hak dan kewajiban, baik bagi pengusaha mau pun pegawai yang terlibat di dalam hubungan kerja tersebut.

2.2       PROSEDUR KERJA

2.2.1    Pengertian

Prosedur kerja adalah tahapan dalam tata kerja tentang bagaimana mengelola sebuah pekerjaan, yang mengandung pengertian tentang apa, untuk apa, dan bagaiman pekerjaan harus diselesaikan.

Di dalam menjalankan operasional perusahaan, peran pegawai memiliki kedudukan dan fungsi yang sangat signifikan. Karena itu diperlukan STANDAR PROSEDUR KERJA atau STANDARD OPERATING PROSEDURE (SOP)sebagai acuan kerja, sehingga sumber daya manusia menjadi professional, handal, dan dapat mewujudkan visidan misi perusahaan. Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan bertahap yang harus ditempuh dalam penyelesaian suatu bidang tugas.

2.2.2        Manfaat adanya prosedur kerja antara lain :

a. Prosedur kerja penting artinya sebagai suatu pola kerja yang mejabarkan tujuan, sasaran, program kerja,fungsi, dan kebijaksanaan perusahaan ke dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan yang nyata

b. Melalui prosedur kerja yang tepat dapat dilakukan standardisasi dan pengendalian kerja dengan setepat-tepatnya

c. Prosedur kerja bermanfaat baik bagi para pelaksana, maupun bagi semua pihak yang berkepentingan untuk dijadikan sebagai pedoman kerja

2.2.3        Prinsip-prinsip penyusunan prosedur kerja:

Mengingat pentingnya prosedur kerja maka teknik penyusunan dan penentuan prosedur kerja di setiap instansi hendaknya memenuhi prinsip-prinsip sbb.:

1. Prosedur kerja harus disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya,dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam, dan sifat dari suatu tugas atau pekerjaan.

2. Untuk mempersiapkan segala sesuatunya dengan tepat maka perlu dipersiapkan penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema organisasi, berikutnya klasifikasi dan analisis jabatan, unsur-unsur kegiatandalam organisasi.

3. Hendaknya ditentukan pula satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.

4. Perlu didaftar secara rinci, pekerjaan apa saja yang harus dilakukan berikut lamanya waktu diperlukan dalam melaksanakan bidang tugas yang ada

5. Dalam penetapan urutan rangkaian pekerjaan, maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus memiliki hubungan yang erat menuju satu tujuan.

6. Setiap tahap harus merupakan suatu kerja nyata dari pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas/pekerjaan.

7. Perlu ditetapkan pula kecakapan dan ketrampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidangtugasnya

8. Prosedur kerja harus disusun secara tepat sehingga memiliki stabilitas dan fleksibilitas.

9. Penyusunan prosedur kerja harus selalu disesuaikan dengan perkembangan teknologi.

10. Untuk menjamin penerapan prosedur kerja dengan jelas dan tepat, maka perlu dipakai buku pedoman.

2.2.4         Buku pedoman prosedur kerja:

       1. Buku pedoman prosedur kerja berupa buku kecil yang memuat:

a. Garis besar organisasi (tugas-tugas tiap jabatan tanpa nama).

b. System danmetode yang berhubungan dengan pekerjaan.

c. Formulir-formulir yang berhubungan dengan pekerjaan.

d. Tanggal dikeluarkan dan pemegang otoritas dari buku pedoman yang diterbitkan

e. Instruksi tentang penggunaan buku pedoman tersebut.

Buku pedoman kerja memberikan keuntungan bagi perusahaan karena membantu menstandardisasikan metode-metode dalam memberikan pengawasan terhadap apa yang telah dikerjakan.

2.2.6    Kegunaan Prosedur Kerja:

1. Pedoman kerja dan alat pendidikan, terutama bagi pegawai baru.

2. Alat untuk menyelesaikan perselisihan dalam hubungan kerja

3. Alat untuk mengadakan pembagian kerja dan mengatur frekuensi kerja yang tepat

4. Alat untuk mengatur tata ruang kantor.

5. Alat untuk menghindarkan adanya pekerjaan yang bertumpuk

6. Alat perencanaan kerja dan pengembangannya di kemudian hari

7. Alat untuk mengadakan klasifikasi, uraian, dan analisis jabatan

8. Alat untuk menghemat waktu dalam mengetahui seluruh proses kerja

9.Alat untuk mempersiapkan mekanisme prosedur.

2.3       PEDOMAN KERJA

2.3.1    Pengertian

1. Suatu standar /pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi.

2. Pedoman kerja merupakan tata cara atau tahapan yang dibakukan dan harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.

2.3.2    Pedoman kerja diberlakukan dengan tujuan :

a. Memperjelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi

b. Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab petugas / pegawai terkait

c. Melindung iorganisasi/ unit kerja dan petugas/ pegawai dari malpraktik atau kesalahan administrasi lainnya

d. Untuk menghindari kegagalan, kesalahan, keraguan, duplikasi, daninefisiensi

e. Memperlancar tugas pegawai atau unit kerja

f. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan dalamsuatu proses pekerjaan

g. Mengarahkan petugas/ pegawai untuk berdisiplin dalam bekerja

h. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin

2.3.3    Kapankah suatu pedoman kerja diperlukan

1. Pedoman kerja diperlukan sebelum melakukan suatu pekerjaan

2. Ketika mengadakan penilaian apakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik atau tidak, maka diperlukan pedoman kerja

3. Apabila terjadi revisi atau perubahan langkah kerja yang dapat mempengaruhi lingkungan kerja

2.3.4    Keuntungan-keuntungan yang akan diperoleh dari adanya pedoman kerja :

1. Adanya pegangan bagi pelaksanaan suatu proses pekerjaan. Pedoman kerja akan menjadi alat komunikasi dan pengawasan yang menjadikan suatu pekerjaan disediakan secara konsisten.

2. Para pegawai akan lebih percaya diri dalam bekerja dan mengetahui hal-hal yang harus dicapai disetiap pekerjaa

3. Pedoman kerja dapat dipergunakan sebagai salah satu alat training dan alat untuk mengukur kinerja pegawai

Kualifikasi sekretaris

Kualifikasi sekrtaris dapat diartikan sebagai hal-hal yang dipersyaratkan baik secara akademis dan teknis untuk memenuhi kriteria yang dicari perusahaan

Kebutuhan Sekretaris dalam Bisnis

Sekretaris adalah pekerja professional, sekretaris berhubungan rapat dengan karyawan, mengawasi pekerja personil lainnya, dan bertanggung jawab terhadap banyak pekerjaan administrative yang penting.

Ada bermacam-macam sekretaris, seperti personal secretary, private secretary, business secretary, dan executive secretary. Personal secretary diperlukan untuk melakukan pekerjaan dirumah seperti businessmen yang sudah pension, actor dan penulis. The private secretary diperlukan sebagai pembantu eksekutif dalam perusahaan besar untuk mengelola koresponden dan mengawasi pekerjaan administrative.

Pekerjaan secretary antara lain, mencatat pesan-pesan eksekutif, mengedit, mengawasi pegawai, urusan korespondensi, kearsipan, tugas-tugas sosial, menerima telepon, sebagai resepsionis, dan berbagai pekerjaan administratif lainnya.

Pentingnya sekertaris dalam dunia bisnis

Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan atau sebuah kantor. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi atau kantor. Peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut

·         Peranan sekretaris terhadap atasan

Berkaitan dengan peranan sekretaris terhadap atasan, dapat dikategorikan ke dalam beberapa hal sebagai berikut:

1.      Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan atau atasan.

2.      Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan atau atasan dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.

3.      Sebagai penyambung keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.

4.      Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide

5.      Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan dan bawahan.

·         Peranan sekretaris terhadap bawahan

Selain peranan sekretaris terhadap atasan, tak dapat dipungkiri bahwa sekretaris juga memiliki peranan yang tak kalah penting terhadap bawahan. Hal tersebut dapat dikategorikan sebagai berikut:

1.      Sekretaris berperan dalam penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai peraturan penempatan pegawai  sesuai dengan kecakapan dan kemmapuan pegawai tersebut.

2.      Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik.

3.      Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.

4.      Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.

5.      Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengetahui dan memahami kehendak pegawai bawahan.

        Peranan sekretaris terhadap bawahan merupakan penilaian dari bawahan sehingga sikap dan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan pegawai bawahan. Bagi sekretaris yang ramah dan komunikatif akan memberikan suasana hubuungan kerja yang baik bagi bawahan sehingga segala permasalahan dapat didiskusikan dan dicari cara penyelesaiannya.

Berkaitan dengan peranan sekretaris dalam menjalankan tugas dan fungsi jabatannya, hal yang sangat penting adalah mengenai pendekatan yang dapat dilakukan oleh seorang sekretaris. Beberapa cara seorang sekretaris dalam mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan, yaitu

1. Memberi perintah atau instruksi kepada bawahan secara resmi, baik secara lisan maupun tertulis.
2. Mengadakan rapat atau pertemuan secara bersama-sama pada suatu waktu tertentu dengan pegawai bawahan.

3. Mengadakan pengawasan secara langsung pada saat-saat tertentu kepada pegawai bawahan yang sedang melaksanakan tugasnya, yaitu pengawasan yang bersifat positif. Bila terjadi kesalahan diberi petunjuk dan pembinaan.

4. Mengadakan hubungan yang bersifat informal terhadap pegawai bawahan agar mendapat dukungan moril dalam pelaksanaan perkejaannya.

Peranan sekretaris dalam melakukan pendekatan terhadap bawahan sangat penting. Peranan sekretaris terhadap bawahan ataupun yang lainnya biasanya dikenal dengan istilah hubungan antar manusia atau lebih dikenal dengan istilah ”human relations”.

Human relation memiliki peranan yang penting dalam memecahkan berbagai masalah yang menyangkut faktor manusia dalam organisasi. Benturan psikologis dan konflik antara kepentingan pribadi dengan kepentingan organisasi sering terjadi, bukan saja antara pimpinan dengan karyawan, tetapi juga antara karyawan dengan karyawan, yang dapat mengganggu kelancaran organisasi dalam mencapai tujuan.

Kualifikasi Sekretaris dalam bisnis
1. Pengetahuan
a. Mempunyai pengetahuan yang luas
b. Memahami seluk beluk tentang organisasi, misi , fungsi dan tugas pokok organisasi
c. Mempunyai ilmu pengetahuan yang relevan dengan bidang tugasnya
d. Memiliki pengatahuan tentang tata naskah , kearsipan dan peralatan perkantoran
e. Mempunyai pengetahuan yang baik tentang bahasa Indonesia dan bahasa asing
2. Keterampilan
a. Mampu menyusun laporan
b. Mampu berkorespondensi
c. Mampu menggunakan bahasa indonesia dan bahasa asing
d. Manpu menggunakan teknologi perkantoran
3. Kepribadian
a. Memiliki kepribadian yang menarik dan baik
b. Loyalitas dan dedikasi yang tinggi
c. Ketekunan, ketelitian, kerapian, kejelian, kejujuran,
keterbukaan, kesabaran, keramahtamahan serta tanggung jawab

BAB III

PENUTUPAN

1.1  Referensi

2      http://kumpulanbookdiak.blogspot.co.id/2011/09/peranan-sekretaris-dalam-sebuah-kantor.html

3      http://diahnurasiyahdinanda.blogspot.co.id/2011/01/makalah-sekretaris-organisasi.html

4      http://agnienanditha.blogspot.co.id/2011/11/pengantar-bisnis.html

http://kumpulanbookdiak.blogspot.co.id/2011/09/peranan-sekretaris-dalam-sebuah-kantor.html

http://diahnurasiyahdinanda.blogspot.co.id/2011/01/makalah-sekretaris-organisasi.html

http://agnienanditha.blogspot.co.id/2011/11/pengantar-bisnis.htm

Organisasi Dalam Bisnis

BAB I

PENDAHULUAN


1.1 Latar Belakang Masalah

Keberhasilan suatu organisasi bisnis dalam menjalankan bisnisnya tidak terlepas dari bagaimana mereka mengelola/mengatur segala aspek yang terdapat dalam  bisnis tersebut. Struktur organisasi bisnis, penerapan prinsip organisasi serta bagaimana perilaku pebisnis dalam menjalankan bisnis mereka sangatlah menentukan jalannya bisnis yang mereka tempuh.
Suatu struktur menurut bisnis modern harus menempatkan karyawan dari berbagai tingkat kemampuan  guna mencapai efisiensi yang maksimal. Struktur organisasi merupakan suatu rangka kerjasama dari berbagai bagian menurut pola yang menghendaki adanya ketertiban, penyusunan yang logis dan hubungan yang serasi.
Jika perusahaan atau organisasi bisnis mampu menerapkan dan mengkombinasikan seluruh aspek tersebut, maka bukanlah hal yang mustahil jika usaha mereka akan berhasil. Masalah yang sering dihadapi oleh pengusaha bisnis  pada masa globalisasi ini adalah kurangnya kemampuan mereka dalam mengorganisir perusahaan untuk go-global.

      Maka dari itu, penulis ingin membahas makalah ini yang berjudul “Organisasi dalam Bisnis” yang menjadi salah satu topik pembahasan penulis. Penulis berusaha untuk menyusun makalah ini semenarik mungkin agar para masyarakat khususnya mahasiswa dapat menyukai makalah ini. Sehingga, mahasiswa dapat mengenal dan mengerti bahkan mampu memahami serta menambah wawasan dalam dunia bisnis.

1.2 Rumusan Masalah
Rumusan masalah dalam pembahasan makalah ini adalah :
1. Bagaimana struktur organisasi dalam bisnis ?
2. Bagaimana perorganisasian dalam bisnis ?
3. Bagaimana penyebab munculnya organisasi informal ?

1.3 Tujuan Penulisan
Tujuan penulisan dalam penulisan makalah ini adalah :
▷ Untuk memberikan informasi kepada mahasiswa dan pihak-pihak lainnya tentang Bisnis
▷ Untuk memenuhi dan melengkapi tugas Pengantar Bisnis yang bermuatan softskill.
Adapun tujuan dari didirikannya usaha ini adalah untuk memenuhi kebutuhan akan percetakan digital baik sebagai media promosi seperti pamflet, brosur, kartu nama atau berbagai produk hasil cetakan lainnya. Selain itu dimaksudkan untuk mengembangkan usaha menjadi lebih besar sehingga hasil keuntungan yang diperoleh juga akan semakin besar.
1.4 Manfaat Penulisan
Manfaat penulisan dalam penulisan makalah ini adalah :
▷ Agar mahasiswa dapat mengenal dan memahami tentang organisasi bisnis
▷ Agar menambah wawasan dan pengetahuan kepada mahasiswa dan pihak-pihak lainnya mengenai organisasi bisnis



BAB II

PEMBAHASAN



2.1  Pengertian

Organisasi didirikan oleh sekelompok orang tentu memiliki alasan. Seorang pakar bernama Herbert G. Hicks mengemukakan dua alasan mengapa orang memilih untuk berorganisasi: a. Alasan Sosial (social reason), sebagai “zoon politicon ” artinya mahluk yang hidup secara berkelompok, maka manusia akan merasa penting berorganisasi demi pergaulan maupun memenuhi kebutuhannya. Hal ini dapat kita temui pada organisasi-organisasi yang memiliki sasaran intelektual, atau ekonomi. b. Alasan Materi (material reason), melalui bantuan organisasi manusia dapat melakukan tiga macam hal yang tidak mungkin dilakukannya sendiri yaitu: 1) Dapat memperbesar kemampuannya 2) Dapat menghemat waktu yang diperlukan untuk mencapai suatu sasaran, melalui bantuan sebuah organisasi. 3) Dapat menarik manfaat dari pengetahuan generasi-generasi sebelumnya yang telah dihimpun.

2.2  Bentuk & Struktur organisasi
Untuk saat ini pada pokoknya ada 6 bentuk organisasi yang perlu diperhatikan. Bentuk organisasi tersebut adalah :

• ORGANISASI LINI (LINE ORGANIZATION)
Diciptakan oleh Henry Fayol, Organisasi lini adalah suatu bentuk organisasi yang menghubungkan langsung secara vertikal antara atasan dengan bawahan, sejak dari pimpinan tertinggi sampai dengan jabatan-jabatan yang terendah, antara eselon satu dengan eselon yang lain masing-masing dihubungkan dengan garis wewenang atau komando. Organisasi ini sering disebut dengan organisasi militer. Organisasi Lini hanya tepat dipakai dalam organisasi kecil.Contohnya : Perbengkelan, Kedai Nasi, Warteg, Rukun tetangga. Ciri-ciri organisasi lini :·     Hubungan antara atasan dan bawahan masih bersifat langsung dengan satu garis wewenang·     Jumlah karyawan sedikit·     Pemilik modal merupakan pemimpin tertinggi·     Belum terdapat spesialisasi·     Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang & tanggung jawab penuh atas segala bidang pekerjaan·     Struktur organisasi sederhana dan stabil·     Organisasi tipe garis biasanya organisasi kecil·     Disiplin mudah dipelihara (dipertahankan)
Keuntungan-keuntungan penggunaan organisasi tipe garis adalah :
1.      Ada kesatuan komando yang terjamin dengan baik
2.      Disiplin pegawai tinggi dan mudah dipelihara (dipertahankan)
3.      Koordinasi lebih mudah dilaksanakan
4.      Proses pengambilan keputusan dan instruksi-instruksi dapat berjalan cepat
5.    Garis kepemimpinan tegas, tidak simpang siur, karena pimpinan langsung berhubungan dengan bawahannya sehingga semua perintah dapat dimengerti dan dilaksanakan
6.      Rasa solidaritas pegawai biasanya tinggi
7.      Pengendalian mudah dilaksanakan dengan cepat
8.      Tersedianya kesempatan baik untuk latihan bagi pengembangan bakat-bakat pimpinan.
9.      Adanya penghematan biaya
10.  Pengawasan berjalan efektif
Kelemahan-kelemahan organisasi garis adalah :
1.      Tujuan dan keinginan pribadi pimpinan seringkali sulit dibedakan dengan tujuan organisasi
2.      Pembebanan yang berat dari pejabat pimpinan , karena dipegang sendiri
3.      Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otoriter/diktaktor, cenderung bersikap kaku (tidak fleksibel).
4.      Kesempatan pegawai untuk berkembang agak terbatas karena sukar untuk mengabil inisiatif sendiri
5.      Organisasi terlalu tergantung kepada satu orang, yaitu pimpinan6.      Kurang tersedianya saf ahli

• ORGANISASI LINI DAN STAF (LINE AND STAFF ORG)
Merupakan kombinasi dari organisasi lini, asaz komando dipertahankan tetapi dalam kelancaran tugas pemimpin dibantu oleh para staff, dimana staff berperan memberi masukan, bantuan pikiran saran-saran, data informasi yang dibutuhkan:
Ciri-ciri organisasi lini dan staff :
1.      Hubungan atasan dan bawahan tidak bersifat langsung
2.      Pucuk pimpinan hanya satu orang dibantu staff
3.      Terdapat 2 kelompok wewenang yaitu lini dan staff
4.      Jumlah karyawan banyak
5.      Organisasi besar, bersifat komplek
6.      Adanya spesialisasi
Keuntungan penggunaan bentuk organisasi garis dan staf adalah :
1.      Asas kesatuan komando tetap ada. Pimpinan tetap dalam satu tangan.
2.      Adanya tugas yang jelas antara pimpian staf dan pelaksana
3.      Tipe organisasi garis dan staf fleksibel (luwes) karena dapat ditempatkan pada organisasi besar maupun kecil.
4.      Pengembalian keputusan relatif mudah, karena mendapat bantuan/sumbangn pemikiran dari staf.
5.      Koordinasi mudah dilakukan, karena ada pembagian tugas yang jelas.
6.      Disiplin dan moral pegawai biasanya tinggi, karena tugas sesuai dengan spesialisasinya
7.      Bakat pegawai dapat berkembang sesuai dengan spesialisasinya.
8.      Diperoleh manfaat yang besar bagi para ahli
Kelemahan-kelemahan dari bentuk organisasi garis dan staf adalah :
1.      Kelompok pelaksana terkadang bingung untuk membedakan perintah dan bantuan nasihat
2.      Solidaritas pegawai kurang, karena adanya pegawai yang tidak saling mengenal
3. Sering terjadi persaingan tidak sehat, karena masing-masing menganggap tugas yang dilaksanakannyalah yang penting
4.      Pimpinan lini mengabaikan advis staf
5.      Apabila tugas dan tanggung jawab dalam berbagai kerja antara pelajat garis dan staf tidak tegas, maka akan menimbulkan kekacauan dalam menjalankan wewenang
6.      Penggunaan staf ahli bisa menambah pembebanan biaya yang besar
7. Kemungkinan pimpinan staf melampaui kewenangan stafnya sehingga menimbulkan ketidaksenangan pegawai lini
8.    Kemungkinan akan terdapat perbedaan interpretasi antara orang lini dan staf dalam kebijakan dan tugas-tugas yang diberikan sehingga menimbulkan permasalahan menjadi kompleks.

• ORGANISASI FUNGSIONAL (FUNCTIONAL ORG)          
Diciptakan oleh Frederick W. Taylor, Organisasi ini disusun berdasarkan sifat dan macam pekerjaan yang harus dilakukan, masalah pembagian kerja merupakan masalah yang menjadi perhatian yang sungguh-sungguh.

Ciri-ciri organisasi fungsional :
1.      Pembidangan tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan
2.      Bawahan akan menerima perintah dari beberapa atasan
3.      Pekerjaan lebih banyak bersifat teknis
4.      Target-target jelas dan pasti
5.      Pengawasan ketat
6.      Penempatan jabatan berdasarkan spesialisasi
Keuntungan-keuntungan menggunakan organisasi fungsional adalah :
1.      Spesialisasi dapat dilakukan secara optimal
2.      Para pegawai bekerja sesuai ketrampilannya masing-masing
3.      Produktivitas dan efisiensi dapat ditingkatkan
4.      Koordinasi menyeluruh bisa dilaksanakan pada eselon atas, sehingga berjalan lancar dan tertib
5.      Solidaritas, loyalitas, dan disiplin karyawan yang menjalankan fungsi yang sama biasanya cukup tinggi.
6.      Pembidangan tugas menjadi jelas
Kelemahan-kelemahan organisasi fungsional adalah :
1.      Pekerjaan seringkali sangat membosankan
2.    Sulit mengadakan perpindahan karyawan/pegawai dari satu bagian ke bagian lain karena pegawai hanya memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja
3.      Sering ada pegawai yang mementingkan bidangnya sendiri, sehingga koordinasi menyeluruh sulit dan sukar dilakukan
• ORGANISASI LINI & FUNGSIONAL (LINE & FUNCTIONAL ORG)          
Suatu bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada perkepala unit dibawahnya dalam bidang pekerjaan tertentu dan selanjutnya pimpinan tertinggi tadi masih melimpahkan wewenang kepada pejabat fungsional yang melaksanakan bidang pekerjaan operasional dan hasil tugasnya diserahkan kepada kepala unit terdahulu tanpa memandang eselon atau tingkatan.
Ciri-ciri organisasi lini dan fungsional:
1.      Tidak tampak adanya perbedaan tugas-tugas pokok dan tugas-tugas yang bersifat bantuan
2.      Terdapat spesialisasi yang maksimal3.      Tidak ditonjolkan perbedaan tingkatan dalam pemabagian k
erja
Kelebihan organisasi Lini dan fungsional adalah :
1.      Solodaritas tinggi
2.      Disiplin tinggi
3.      Produktifitas tinggi karena spesialisasi dilaksanakan maksimal
4.      Pekerjaan – pekerjaan yang tidak rutin atau teknis tidak dikerjakan
Kekurangan organisasi lini dan fungisional adalah :
1.      Kurang fleksibel dan tour of duty
2.   Pejabat fungsional akan mengalami kebingungan karena dikoordinasikan oleh lebih dari satu orang
3.      Spesiaisasi memberikan kejenuhan

• ORGANISASI LINI, FUNGSIONAL DAN STAF (LINE, FUNCTIONAL AND STAFF ORG)
Organisasi ini merupakan perkembangan lebih lanjut dari organisasi berbentuk lini dan fungsional.
 Ciri-ciri organisasi lini,fungsional dan staf :
–  Organisasi besar dan kadang sangat ruwet
–   Jumlah karyawan banyakSelain itu mempunyai 3 unsur karyawan pokok, yaitu :
1.      Karyawan dengan tugas pokok (line personal)
2.      Karyawan dengan tugas bantuan (staff personal)
3.      Karyawan dengan tugas operasional fungsional (functional group)

• ORGANISASI KOMITE (COMMITE ORG)
 Suatu organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu lainnya dilaksakan secara kolektif.
Organisasi komite terdiri dari :
1.      Executive Committee ( Pimpinan Komite) yaitu para anggotanya mempunyai wewenang lini
2.      Staff Committee yaitu orang – orang yang hanya mempunyai wewenang staf
Ciri-ciri organisasi komite :
1.      Adanya dewan dimana anggota bertindak secara kolektif
2.      Adanya hak, wewenang dan tanggung jawab sama dari masing-masing anggota dewan
3.      Asas musyawarah sangat ditonjolkan
4.      Organisasinya besar & Struktur tidak sederhana
5.      Biasannya bergerak dibidang perbankan, asuransi, niaga
Kelebihan organisasi komite adalah :
1.      Pelaksanaan decision making berlangsung baik karena terjadi musyawarah dengan pemegang saham maupun dewan
2.      Kepemimpinan yang bersifat otokratis yang sangat kecil
3.      Dengan adanya tour of duty maka pengembangan karier terjamin
Kekurangan organisasi komite adalah :
1.      Proses decision making sangat lambat
2.      Biaya operasional rutin sangat tinggi
3.      Kalau ada masalah sering kali terjadi penghindaran siapa yang bertanggung jawab

2.3 Struktur & Skema Organisasi
Struktur Organisasi adalah susunan dan hubungan-hubungan antar komponen bagian-bagian dan posisi-posisi dalam suatu perusahaan, sedangkan disetiap komponen dari organisasi tersebut adalah saling tergantung, yang apabila setiap bagian dapat dikelola dengan baik maka organisasi tersebut pun akan ikut membaik.    

2.4 Perorganisasian (Organizing)
Adalah proses pengaturan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang diinginkan dengan memperhatikan lingkungan yang ada. Hal ini akan sangat mempengaruhi dalam kelancaran atau kesejahteraan organisasitersebut, lingkunan adalah faktor yang sangat mempengaruhi. Tentu dalam tujuan sebuah organisasi yang baik tidak akan mengorbankan lingkungan sekitar demi kepentingan organisasinya semata.            
Menurut Keith Davis ada 6 bagan bentuk struktur organisasi yaitu :          
1. Bentuk Vertikal            
2. Bentuk Mendatar / horizontal                
3. Bentuk Lingkaran / circular                  
4. Bentuk Setengah lingkaran / semi Sircular          
5. Bentuk Elliptical            
6. Bentuk Piramida terbalik (Invented Piramid)                  
Bagan organisasi adalah suatu upaya dengan tulisan atau lisan untuk menunjukan tingkatan organisasi.
1. Bagan mendatar ialah bentuk bagan organisasi yang saluran wewenangnya dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari kiri kearah kanan atau sebaliknya.
2. Bagan Lingkaran ialah bentuk bagan organisasi yang saluran wewenangnya dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari pusat lingkaran ke arah bidang lingkaran.      
3. Bagan Setengah lingkaran ialah bentuk bagan organisasi yang saluran wewenang dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari pusat lingkaran kearah bidang bawah lingkaran atau sebaliknya.    
4. Bagan Elips ialah bentuk bagan satuan organisasi yang saluran wewenangnya dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari pusat Elips kearah bidang elips.            
Setiap bentuk bagan organisasi yang ada menggambarkannya dapat dibalik, kecuali bagan lingkaran, bagan elips dan bagan sinar. Bagan pyramid dapat disusun dari bawah kearah atas, bagan mendatar dapat disusun dari kanan kearah kiri, bagan menegak (Vertikal) dapat disusun dari bawah ke atas, bagan setengah lingkaran dapat di susun dari pusat lingkaran ke arah bidang atas lingkaran, bagan setengah elips dapat disusun dari pusat elips kearah bidang atas elips. Dalam bagan lingkaran, bagan elips dapat pula digambar satuan organisasi atau pejabat yang lebih rendah kedudukannya terletak di atas, tetapi ini semua tidak mengubah jenjang ataupun kedudukan yang sesungguhnya.
Hal ini dikemukakan pula oleh Keith Davis sebagai berikut :      
“Perubahan-perubahan penggambaran bagan kadang-kadang diterima untuk menggalakan pertalian kedudukan atasan bawahan dari kebiasaan bagan-bagan organisasi, tetapi perubahan-perubahan ini tidak mengubah keadaan kedudukan yang sebenarnya. Termasuk di dalamnya perubahan-perubahan bagan mendatar, lingkaran, setengah lingkaran, elips dan piramida terbalik.

Penyebab munculnya organisasi informalPada dasarnya semua individu memiliki kebutuhan untuk mendapat kepuasan dalam berafiliasi dengan orang-orang di lingkungannya atau dengan kata lain manusia tidak pernah puas, jika dalam organisasi formal kebutuhan tersebut dapat dipenuhi, maka ia akan mencari sumber lain untuk memenuhi kebutuhannya. Dan sumber itu ialah organisasi informal. Dan biasanya organisasi informal muncul dikarenakan adanya sekelompok orang yang memiliki kebutuhan yang sama.Sifat-sifat organisasi informal1. Hubungan yang terjadi secara spontan dan tidak terorganisir2. Kepemimpinan ada diantara dua pilihan antara formal dan tidak formal3. Tidak bertumpu pada pengendalian manajemen seperti pada organisasi formalKelebihan dan kekurangan organisasi informalKelebihan- Memberi dukungan terhadap tujuan organisasi- Melengkapi perusahaan dengan jalur komunikasi tambahan- Alat pemuas kepentingan social yaitu sebagai pemersatu dan memberi ketenangan bagi individu- Kompensasi bagi manager yang kurang memilki kapabilitasKekurangan- Kabar angin yang beredar bisa mengakibatkan hal yang negative, akibat yang paling fatal adalah pecahnya organisasi- Daya tahan terhadap perubahan, apalagi jika organisasi tidak siap berubah- Penyesuaian kelompok(akan jadi pengganggu jika standar kelompok lebih rendah dari organisasi formal, karena akan menurunkan kualitas dari organisasi formalnya.

2.5 Penyebab Munculnya Organisasi Informal
Pada dasarnya semua individu memiliki kebutuhan untuk mendapat kepuasan dalam berafiliasi dengan orang-orang di lingkungannya atau dengan kata lain manusia tidak pernah puas, jika dalam organisasi formal kebutuhan tersebut dapat dipenuhi, maka ia akan mencari sumber lain untuk memenuhi kebutuhannya. Dan sumber itu ialah organisasi informal. Dan biasanya organisasi informal muncul dikarenakan adanya sekelompok orang yang memiliki kebutuhan yang sama.
Sifat-sifat organisasi informal
1. Hubungan yang terjadi secara spontan dan tidak terorganisir
2. Kepemimpinan ada diantara dua pilihan antara formal dan tidak formal
3. Tidak bertumpu pada pengendalian manajemen seperti pada organisasi formal
Kelebihan dan kekurangan organisasi informal
Kelebihan
- Memberi dukungan terhadap tujuan organisasi
- Melengkapi perusahaan dengan jalur komunikasi tambahan
- Alat pemuas kepentingan social yaitu sebagai pemersatu dan memberi ketenangan bagi individu
- Kompensasi bagi manager yang kurang memilki kapabilitas
Kekurangan
- Kabar angin yang beredar bisa mengakibatkan hal yang negative, akibat yang paling fatal adalah pecahnya organisasi
- Daya tahan terhadap perubahan, apalagi jika organisasi tidak siap berubah
- Penyesuaian kelompok(akan jadi pengganggu jika standar kelompok lebih rendah dari organisasi formal, karena akan menurunkan kualitas dari organisasi formalnya










BAB III

ANALISIS

3.1  Analisis SWOT Organisasi dalam Bisnis
▷ Strenght/ Kekuatan :
1.  Perusahaan menerapkan konsep “tanpa DP dan tidak menagih sebelum diminta menagih”. Konsep tersebut belum dimiliki oleh percetakan yang lain. Hal itulah yang membuat pelanggan lama tetap bertahan dan pelanggan lain yang mengetahuinya menjadi tertarik.
2.  Lokasi berada di tempat yang strategis diapit oleh fasilitas umum dan jalan raya
▷ Weakness/ Kelemahan :
1.  Terkadang harus meminjam uang dari Bank untuk modal. Karena penerapan konsep tanpa DP dan tidak menagih sebelum diminta menagih, terkadang uang untuk modal pemesanan lain belum ada sehingga harus meminjam uang dari Bank terlebih dahulu.
2.  Belum ada sistem administrasi yang baik. Sistem administrasi yang digunakan masih berupa catatan – catatan pemesanan saja itupun juga tidak semuanya karena yang memegang adalah pemilik. Catatan yang ada belum tercatat rapi dan runtut.
3.  Perputaran keuangan kurang jelas. Hal ini disebabkan karena belum adanya sistem yang baik. Hal itu menyebabkan perputaran uang kurang jelas, digunakan untuk apa saja uang tersebut terkadang tidak jelas.
4.  Kurangnya alat produksi dan SDM yang memadai dalam  produksi setiap pesanan.
▷ Oportunity/ Peluang :
1.  Sekarang ini banyak kegiatan – kegiatan yang membutuhkan jasa percetakan untuk pelaksanaan kegiatan tersebut.
2.   Banyak Sekolah/Yayasan baru yang didirikan. Sehingga bisa mendapatkan target pelanggan baru.
▷ Threath /Ancaman :
1.  Banyak pesaing baru tanpa memperhatikan profesionalitas dan harga. Percetakan baru cenderung membanting harga untuk menarik pelanggan.
2.  Persaingan pasar yang terus – menerus mengalami perkembangan, oleh karena itu usaha ini sangat diperlukan ketekunan dan system yang berkembang
3.  Bahan baku yang harganya bisa naik turun.
4.  Pelanggan yang pindah ke percetakan lain.








BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan
Kita harus mengetahui apa yang dimaksud dengan organisasi dan apa saja bentuk serta struktur dalam organisasi karena dalam berorganisasi tentu akan berperngaruh terhadap bisnis yang kita kembangkan