UNIVERSITAS GUNADARMA
INGRIDIAN MAULY
1EB13
NPM : 23215382
NPM : 23215382
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Masalah
Menurut James A.F.Stoner, manajemen
adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan
pengendalian upaya anggota organisasi danmenggunakan semua sumber daya
organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.Dari gambar di atas
menunjukkan bahwa manajemen adalah Suatu keadaan terdiri dari prosesyang
ditunjukkan oleh garis (line) mengarah kepada proses perencanaan,
pengorganisasian,kepemimpinan, dan pengendalian, yang mana keempat proses
tersebut saling mempunyaifungsi masing-masing untuk mencapai suatu tujuan
organisasi.
Dapat disimpulkan bahwa, Manajemen
Kantor adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengelola, merencanakan,
dan mengontrol setiap aktivitas kantor, dimana hasil akhir kegiatan kantor
ini berujud pelayanan informasi pada berbagai pihak. Sedangkan
beberapa bentuk kegiatan/pekerjaan kantor antara lain: kegiatan catat
mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi(arsip),
pelayanan tamu, pelayanan rapat dan lainsebagainya.Dalam proses manajemen,
sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapainya tujuansecara efisien. Apabila dalam mencapai
tujuan tidak sesuai dengan perencanaan dan dalam proses kegiatannya
menimbulkan pemborosan tersebut, maka hal tersebut sebaiknyadihindari. Untuk
mencegah adanya pemborosan tersebut, maka sumber-sumber daya yangakan
dimanfaatkan dalam proses mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan
menerapkanfungsi-fungsi manajemen.
Dalam kehidupan organisasi yang
berorientasi pada masa depan, usaha penyelenggaraan kegiatan perkantoran
perlu ditangani secara profesiaonal, dalam arti bahwa penyelenggaraan
kegiatan perkantoran memerlukan pimpinan dan staff yang mengerti akantugasnya,
bersemangat dalam mengejar prestasi dan seorang karyawan diharapkan
dapatmencurahkan perhatiannya secara bersungguh-sungguh, dan berusaha untuk
dapat mengolahinformasi, sehingga dapat menjadi sesuatu yang berdaya guna.
Maka dari itu, penulis
ingin membahas makalah ini yang berjudul “Makalah Manajemen Kantor” yang berisi
mengenai Tata Kerja, Prosedur Kerja, dan Pedoman Kerja. Penulis menyusun
makalah ini sejelas mungkin agar mahasiswa dapat memahaminya dengan baik dan
benar.
1.2
Rumusan Masalah
Rumusan
masalah dalam pembahasan makalah ini adalah :
1.
Apa itu Tata Kerja, Prosedur Kerja, dan
Pedoman Kerja
2.
Apa
tujuan adanya Pedoman Kerja
3.
Apa
manfaat dari Prosedur Kerja
1.3
Tujuan Penulisan
Tujuan
penulisan dalam penulisan makalah ini adalah :
Ø Untuk
memberikan informasi kepada mahasiswa dan pihak-pihak lainnya tentang Manajemen
Kantor
Ø Untuk
memenuhi dan melengkapi tugas Pengantar Bisnis yang bermuatan softskill.
1.4
Manfaat Penulisan
Manfaat
penulisan dalam penulisan makalah ini adalah :
Ø Agar
mahasiswa dapat mengenal dan memahami tentang Aturan Kerja
Ø Agar
menambah wawasan dan pengetahuan kepada mahasiswa dan pihak-pihak lainnya
mengenai Manajemen Kantor
BAB
II
PEMBAHASAN
2.1 TATA KERJA
2.1.1 Pengertian
Tata kerja adalah suatu
cara yang ditempuh untuk mengatur sebuah pekerjaan agar terlaksana dengan baik
dan efisien dan untuk membina hubungan kerja yang kooperatif, harmonis, dan
produktif antara pegawai dan
pengusaha
selaku mitra usaha,
maka diperlukan adanya kepastian akan hal-hal yang menjadi hak dan kewajiban,
baik bagi pengusaha mau pun pegawai yang terlibat di dalam hubungan kerja
tersebut.
2.2 PROSEDUR
KERJA
2.2.1 Pengertian
Prosedur
kerja adalah tahapan dalam tata kerja tentang bagaimana mengelola sebuah
pekerjaan, yang mengandung pengertian tentang apa, untuk apa, dan bagaiman
pekerjaan harus diselesaikan.
Di
dalam menjalankan operasional perusahaan, peran pegawai memiliki kedudukan dan
fungsi yang sangat signifikan. Karena itu diperlukan STANDAR PROSEDUR KERJA
atau STANDARD OPERATING PROSEDURE (SOP)sebagai acuan kerja, sehingga sumber
daya manusia menjadi professional, handal, dan dapat mewujudkan visidan misi
perusahaan. Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama
lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan bertahap yang harus ditempuh
dalam penyelesaian suatu bidang tugas.
2.2.2
Manfaat adanya prosedur kerja antara
lain :
a. Prosedur kerja
penting artinya sebagai suatu pola kerja yang mejabarkan tujuan, sasaran,
program kerja,fungsi, dan kebijaksanaan perusahaan ke dalam kegiatan-kegiatan
pelaksanaan yang nyata
b. Melalui prosedur
kerja yang tepat dapat dilakukan standardisasi dan pengendalian kerja dengan
setepat-tepatnya
c. Prosedur kerja
bermanfaat baik bagi para pelaksana, maupun bagi semua pihak yang
berkepentingan untuk dijadikan sebagai pedoman kerja
2.2.3
Prinsip-prinsip penyusunan prosedur kerja:
Mengingat
pentingnya prosedur kerja maka teknik penyusunan dan penentuan prosedur kerja
di setiap instansi hendaknya
memenuhi prinsip-prinsip sbb.:
1. Prosedur kerja harus
disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya,dan
waktu yang tersedia serta segi luas, macam, dan sifat dari suatu tugas atau
pekerjaan.
2. Untuk mempersiapkan
segala sesuatunya dengan tepat maka perlu dipersiapkan penjelasan tentang
tujuan pokok organisasi, skema organisasi, berikutnya klasifikasi dan analisis
jabatan, unsur-unsur kegiatandalam organisasi.
3. Hendaknya ditentukan
pula satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.
4. Perlu didaftar
secara rinci, pekerjaan apa saja yang harus dilakukan berikut lamanya waktu diperlukan
dalam melaksanakan bidang tugas yang ada
5. Dalam penetapan
urutan rangkaian pekerjaan, maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya
harus memiliki hubungan yang erat menuju satu tujuan.
6. Setiap tahap harus
merupakan suatu kerja nyata dari pelaksanaan dan penyelesaian seluruh
tugas/pekerjaan.
7. Perlu ditetapkan
pula kecakapan dan ketrampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian
bidangtugasnya
8. Prosedur kerja harus
disusun secara tepat sehingga memiliki stabilitas dan fleksibilitas.
9. Penyusunan prosedur
kerja harus selalu disesuaikan dengan perkembangan teknologi.
10. Untuk menjamin
penerapan prosedur kerja dengan jelas dan tepat, maka perlu dipakai buku
pedoman.
2.2.4
Buku pedoman prosedur kerja:
1. Buku pedoman prosedur kerja berupa buku kecil yang memuat:
a. Garis besar
organisasi (tugas-tugas tiap jabatan tanpa nama).
b. System danmetode
yang berhubungan dengan pekerjaan.
c. Formulir-formulir
yang berhubungan dengan pekerjaan.
d. Tanggal dikeluarkan
dan pemegang otoritas dari buku pedoman yang diterbitkan
e. Instruksi tentang
penggunaan buku pedoman tersebut.
Buku
pedoman kerja memberikan keuntungan bagi perusahaan karena membantu
menstandardisasikan metode-metode dalam memberikan pengawasan terhadap apa yang
telah dikerjakan.
2.2.6 Kegunaan
Prosedur Kerja:
1. Pedoman kerja dan
alat pendidikan, terutama bagi pegawai baru.
2. Alat untuk
menyelesaikan perselisihan dalam hubungan kerja
3. Alat untuk
mengadakan pembagian kerja dan mengatur frekuensi kerja yang tepat
4. Alat untuk mengatur
tata ruang kantor.
5. Alat untuk
menghindarkan adanya pekerjaan yang bertumpuk
6. Alat perencanaan
kerja dan pengembangannya di kemudian hari
7. Alat untuk
mengadakan klasifikasi, uraian, dan analisis jabatan
8. Alat untuk menghemat
waktu dalam mengetahui seluruh proses kerja
9.Alat untuk
mempersiapkan mekanisme prosedur.
2.3 PEDOMAN
KERJA
2.3.1 Pengertian
1. Suatu standar /pedoman tertulis
yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok untuk
mencapai tujuan organisasi.
2. Pedoman kerja merupakan tata cara
atau tahapan yang dibakukan dan harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses
kerja tertentu.
2.3.2 Pedoman
kerja diberlakukan dengan tujuan :
a. Memperjelas peran
dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi
b. Memperjelas alur
tugas, wewenang dan tanggung jawab petugas / pegawai terkait
c. Melindung
iorganisasi/ unit kerja dan petugas/ pegawai dari malpraktik atau kesalahan
administrasi lainnya
d. Untuk menghindari
kegagalan, kesalahan, keraguan, duplikasi, daninefisiensi
e. Memperlancar tugas pegawai atau
unit kerja
f. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan
dalamsuatu proses pekerjaan
g. Mengarahkan petugas/
pegawai untuk berdisiplin dalam bekerja
h. Sebagai pedoman dalam melaksanakan
pekerjaan rutin
2.3.3 Kapankah
suatu pedoman kerja diperlukan
1.
Pedoman kerja diperlukan sebelum melakukan suatu pekerjaan
2. Ketika mengadakan penilaian apakah
pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik atau tidak, maka diperlukan
pedoman kerja
3.
Apabila terjadi revisi atau perubahan langkah kerja yang dapat mempengaruhi
lingkungan kerja
2.3.4 Keuntungan-keuntungan
yang akan diperoleh dari adanya pedoman kerja :
1. Adanya pegangan bagi
pelaksanaan suatu proses pekerjaan. Pedoman kerja akan menjadi alat komunikasi
dan pengawasan yang menjadikan suatu pekerjaan disediakan secara konsisten.
2. Para pegawai akan
lebih percaya diri dalam bekerja dan mengetahui hal-hal yang harus dicapai
disetiap pekerjaa
3. Pedoman kerja dapat
dipergunakan sebagai salah satu alat training dan alat untuk mengukur kinerja
pegawai
Kualifikasi sekretaris
Kualifikasi
sekrtaris dapat diartikan sebagai hal-hal yang dipersyaratkan baik secara
akademis dan teknis untuk memenuhi kriteria yang dicari perusahaan
Kebutuhan Sekretaris dalam Bisnis
Sekretaris adalah pekerja professional, sekretaris
berhubungan rapat dengan karyawan, mengawasi pekerja personil lainnya, dan
bertanggung jawab terhadap banyak pekerjaan administrative yang penting.
Ada bermacam-macam sekretaris, seperti personal
secretary, private secretary, business secretary, dan executive secretary.
Personal secretary diperlukan untuk melakukan pekerjaan dirumah seperti
businessmen yang sudah pension, actor dan penulis. The private secretary
diperlukan sebagai pembantu eksekutif dalam perusahaan besar untuk mengelola
koresponden dan mengawasi pekerjaan administrative.
Pekerjaan secretary
antara lain, mencatat pesan-pesan eksekutif, mengedit, mengawasi pegawai,
urusan korespondensi, kearsipan, tugas-tugas sosial, menerima telepon, sebagai
resepsionis, dan berbagai pekerjaan administratif lainnya.
Pentingnya sekertaris dalam dunia bisnis
Sekretaris
memegang peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan
perusahaan atau sebuah kantor. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini
tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi atau
kantor. Peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut
· Peranan
sekretaris terhadap atasan
Berkaitan
dengan peranan sekretaris terhadap atasan, dapat dikategorikan ke dalam
beberapa hal sebagai berikut:
1. Sebagai
perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang
ingin berhubungan dengan pimpinan atau atasan.
2. Sebagai
sumber informasi yang diperlukan pimpinan atau atasan dalam memenuhi fungsi,
tugas dan tanggung jawab.
3. Sebagai
penyambung keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.
4. Alternatif
pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide
5. Sebagai
faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan dan
bawahan.
· Peranan
sekretaris terhadap bawahan
Selain
peranan sekretaris terhadap atasan, tak dapat dipungkiri bahwa sekretaris juga
memiliki peranan yang tak kalah penting terhadap bawahan. Hal tersebut dapat dikategorikan
sebagai berikut:
1. Sekretaris
berperan dalam penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara
adil, yaitu mengenai peraturan penempatan pegawai sesuai dengan kecakapan dan kemmapuan pegawai
tersebut.
2. Memberikan motivasi
kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan
berhasil dengan baik.
3. Memberikan
rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.
4. Menerima
pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
5. Mengadakan
pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengetahui dan memahami kehendak
pegawai bawahan.
Peranan sekretaris terhadap bawahan merupakan penilaian dari bawahan sehingga sikap dan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan pegawai bawahan. Bagi sekretaris yang ramah dan komunikatif akan memberikan suasana hubuungan kerja yang baik bagi bawahan sehingga segala permasalahan dapat didiskusikan dan dicari cara penyelesaiannya.
Berkaitan
dengan peranan sekretaris dalam menjalankan tugas dan fungsi jabatannya, hal
yang sangat penting adalah mengenai pendekatan yang dapat dilakukan oleh
seorang sekretaris. Beberapa cara seorang sekretaris dalam mengadakan
pendekatan kepada pegawai bawahan, yaitu
1. Memberi
perintah atau instruksi kepada bawahan secara resmi, baik secara lisan maupun
tertulis.
2. Mengadakan rapat atau pertemuan secara bersama-sama pada suatu waktu tertentu dengan pegawai bawahan.
2. Mengadakan rapat atau pertemuan secara bersama-sama pada suatu waktu tertentu dengan pegawai bawahan.
3.
Mengadakan pengawasan secara langsung pada saat-saat tertentu kepada pegawai
bawahan yang sedang melaksanakan tugasnya, yaitu pengawasan yang bersifat
positif. Bila terjadi kesalahan diberi petunjuk dan pembinaan.
4.
Mengadakan hubungan yang bersifat informal terhadap pegawai bawahan agar
mendapat dukungan moril dalam pelaksanaan perkejaannya.
Peranan
sekretaris dalam melakukan pendekatan terhadap bawahan sangat penting. Peranan
sekretaris terhadap bawahan ataupun yang lainnya biasanya dikenal dengan
istilah hubungan antar manusia atau lebih dikenal dengan istilah ”human
relations”.
Human
relation memiliki peranan yang penting dalam memecahkan berbagai masalah yang
menyangkut faktor manusia dalam organisasi. Benturan psikologis dan konflik
antara kepentingan pribadi dengan kepentingan organisasi sering terjadi, bukan
saja antara pimpinan dengan karyawan, tetapi juga antara karyawan dengan
karyawan, yang dapat mengganggu kelancaran organisasi dalam mencapai tujuan.
Kualifikasi
Sekretaris dalam bisnis
1. Pengetahuan
a. Mempunyai pengetahuan yang luas
b. Memahami seluk beluk tentang organisasi, misi , fungsi dan tugas pokok organisasi
c. Mempunyai ilmu pengetahuan yang relevan dengan bidang tugasnya
d. Memiliki pengatahuan tentang tata naskah , kearsipan dan peralatan perkantoran
e. Mempunyai pengetahuan yang baik tentang bahasa Indonesia dan bahasa asing
2. Keterampilan
a. Mampu menyusun laporan
b. Mampu berkorespondensi
c. Mampu menggunakan bahasa indonesia dan bahasa asing
d. Manpu menggunakan teknologi perkantoran
3. Kepribadian
a. Memiliki kepribadian yang menarik dan baik
b. Loyalitas dan dedikasi yang tinggi
c. Ketekunan, ketelitian, kerapian, kejelian, kejujuran,
keterbukaan, kesabaran, keramahtamahan serta tanggung jawab
1. Pengetahuan
a. Mempunyai pengetahuan yang luas
b. Memahami seluk beluk tentang organisasi, misi , fungsi dan tugas pokok organisasi
c. Mempunyai ilmu pengetahuan yang relevan dengan bidang tugasnya
d. Memiliki pengatahuan tentang tata naskah , kearsipan dan peralatan perkantoran
e. Mempunyai pengetahuan yang baik tentang bahasa Indonesia dan bahasa asing
2. Keterampilan
a. Mampu menyusun laporan
b. Mampu berkorespondensi
c. Mampu menggunakan bahasa indonesia dan bahasa asing
d. Manpu menggunakan teknologi perkantoran
3. Kepribadian
a. Memiliki kepribadian yang menarik dan baik
b. Loyalitas dan dedikasi yang tinggi
c. Ketekunan, ketelitian, kerapian, kejelian, kejujuran,
keterbukaan, kesabaran, keramahtamahan serta tanggung jawab
BAB
III
PENUTUPAN
1.1 Referensi
2 http://kumpulanbookdiak.blogspot.co.id/2011/09/peranan-sekretaris-dalam-sebuah-kantor.html
4
http://agnienanditha.blogspot.co.id/2011/11/pengantar-bisnis.html
http://kumpulanbookdiak.blogspot.co.id/2011/09/peranan-sekretaris-dalam-sebuah-kantor.html
http://agnienanditha.blogspot.co.id/2011/11/pengantar-bisnis.htm
